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Wir bieten Ihnen verschiedene Möglichkeiten an, uns zu kontaktieren. Bitte wählen Sie, die für Sie passendste Option aus.

• Frank Barsch (Geschäftsleitung): frank.barsch@tentamus.com | +49 30 206 038 449
• Fabian Nagel (Abteilungsleiter Chemisch-Physikalische Analytik): fabian.nagel@tentamus.com | +49 151 44025832
• Katja Woodward (Abteilungsleiterin Instrumentelle Analytik): katja.woodward@tentamus.com | +49 30 206 038 318
• Tobias Stapper (Abteilungsleiter Mikrobiologie): tobias.stapper@tentamus.com | +49 30 206 038 370
• Judith Golldack (Qualitätsmanagement): qualitymanagement.blc@tentamus.com | +49 30 206 038 383

Wir haben jederzeit ein offenes Ohr für Sie!

Bitte teilen Sie uns möglichst so präzise wie möglich Ihr Anliegen und den Grund der Beschwerde mit. Insofern es einen spezifischen Auftrag und Dienstleistung betrifft, nennen Sie uns möglichst die Auftragsnummer, die Proben- und/ oder Prüfberichtsnummer. Betrifft die Beschwerde eine von uns vorgenommen Probenahme oder -abholung, teilen Sie uns möglichst das Datum und den Ort der Probenahme/ -abholung mit.

Jegliche Form von Kundenrückmeldung werden in unserem internen Reklamationsmanagement erfasst, indem jeder Bearbeitungsprozess von der Erfassung bis zur Kundenrückmeldung dokumentiert wird.

Die Erfassung obliegt dem Mitarbeiter, der die Kundenrückmeldung entgegennimmt. Der Mitarbeiter prüft unmittelbar den Zuständigkeitsbereich und leitet die Kundenrückmeldung im Bedarfsfall an einen zuständigen und befugten Mitarbeiter weiter. Darüber hinaus wird die Beschwerde an unser Qualitätsmanagement und die Geschäftsleitung weitergeleitet.

Unabhängig von der Art der Kontaktaufnahme erhalten Sie als Kunde unmittelbar eine Information, dass Ihre Beschwerde bei uns eingegangen ist und eine Information, wann Sie voraussichtlich mit einer Rückmeldung von unserer Seite rechnen können. Die Bearbeitungszeit richtet sich nach dem Umfang der Beschwerde und den involvierten Abteilungen, Bereichen bzw. den Unterauftragnehmern.

Beschwerden werden im Regelfall in einem Stufenprinzip geprüft und bearbeitet:

1. Zuerst wird geprüft, ob der geschilderte Sachverhalt nachvollzogen werden kann und im welchen Verantwortungsbereich dieser fällt.
2. Bestehen hier Unklarheiten, nehmen wir mit Ihnen nochmals Kontakt auf.
3. Daraufhin wird die Reklamation unmittelbar an die verantwortlichen Abteilungen/ Bereiche weitergeleitet.
4. Insofern die Beschwerde eine im Unterauftrag vergebene Dienstleistung betrifft, wird diese unter Wahrung der Vertraulichkeit, an den Unterauftragnehmer kommuniziert und um eine Bearbeitung gebeten.
5. Bei administrativen Fehlern, erfolgt eine unmittelbare Bearbeitung und Korrektur des Prüf- bzw. Inspektionsberichtes.
6. Beschwerden, die über formale Fehler hinausgehen, werden an die Abteilungs- bzw. Bereichsleitung als auch an die Geschäftsleitung und das Qualitätsmanagement weitergeleitet.
7. Um Korrekturmaßnahmen definieren zu können, wird zunächst die Ursache des Fehlers, der zur Beschwerde führte, mit den involvierten Mitarbeitern im Team evaluiert.
8. Insofern sich bei der Ursachenanalyse herauskristallisiert, dass eine Beschwerde nicht berechtigt ist, werden Sie diesbezüglich mit der Darlegung unserer Evaluierung informiert.
9. Auf Grundlage der Ursache und des benannten Fehlers wird intern geprüft, inwiefern andere Aufträge, Proben, Ergebnisse und Kunden betroffen sein könnten (Ausmaßanalyse).
10. Unter Berücksichtigung der Ursache und des Ausmaßes werden zeitnah adäquate Korrekturmaßnahmen eingeleitet. Hierbei werden, insofern erforderlich, ebenfalls Korrekturmaßnahmen zu Vorbeugung und Vermeidung eines Wiederaufkommens des Fehlers etabliert.
11. Die Umsetzung und die Wirksamkeitsprüfung der Maßnahmen werden geplant und zeitlich definiert.

Unabhängig von der Art der Beschwerde erhalten Sie in einem angemessenen Zeitrahmen eine entsprechende Rückmeldung zum Sachverhalt.

Insofern die Beschwerde formaler Natur ist, erhalten Sie mit der Übersendung des Prüf- bzw. Inspektionsberichtes eine Rückmeldung, indem der Änderungsgrund und der Änderungshinweis schriftlich Im Anschreiben (Mail) dargelegt werden.

Bei Beschwerden fachlicher und analytischer Hinsicht oder bezüglich des Service kann die Bearbeitung mehr als 3 Tage in Anspruch nehmen, insbesondere wenn z.B. Wiederholungsmessungen vorzunehmen sind. In diesem Fall informieren wir Sie regelmäßig über den aktuellen Bearbeitungsstand.

Nach Abschluss des gesamten Beschwerdeprüfungsprozesses übersenden wir Ihnen via E-Mail ein entsprechendes schriftliches Statement, in dem wir die Ergebnisse der Beschwerdeevaluierung und der Maßnahmenfestlegung darlegen. Je nach Schweregrad der Beschwerde und auf Ihren Wunsch hin übersenden wir Ihnen eine offizielle Stellungnahme zu, die mit der Geschäftsleitung als auch dem Qualitätsmanagement abgestimmt ist.